Informativa in materia di trattamento dei dati personali
in relazione a segnalazione di whistleblowing
Con questa informativa Vetreco s.r.l. (di seguito, il “Titolare del trattamento” o il “Titolare”o l’“Ente”), intende fornire tutte le indicazioni previste dall’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (anche detto GDPR o Regolamento Generale per la Protezione dei Dati personali), in merito al trattamento dei dati personali effettuato dall’Ente nell’ambito delle segnalazioni qualificabili come “di whistleblowing” (D.Lgs. 24/2023).
- Titolare del trattamento
Titolare del trattamento dei dati personali è VETRECO S.R.L., con sede legale in Supino (FR), Via Morolense KM 5,500 tel. 0775-226432, pec vetreco@legalmail.it.
- Finalità del trattamento
Il trattamento dei dati personali è finalizzato essenzialmente alla gestione delle segnalazioni ricevute, all’accertamento dei fatti oggetto delle stesse e all’adozione dei conseguenti provvedimenti.
I dati personali trattati vengono acquisiti dal Titolare del trattamento direttamente dal soggetto che, nell’interesse pubblico o dell’integrità dell’Ente, segnala presunte violazioni di disposizioni normative (nazionali o dell’UE) commesse nell’ambito dello stesso Ente e delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ruolo o rapporto di lavoro, tirocinio servizio o fornitura con il medesimo ente. I dati personali sono dunque acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati; i dati si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte o menzionate nella segnalazione e quelle a vario titolo collegate al segnalante (es. persone legate al segnalante da uno stabile legame affettivo o i parenti entro il quarto grado). I dati personali vengono trattati dal Titolare del trattamento allo scopo di ricevere e gestire le segnalazioni. In particolare, il Titolare del trattamento svolge le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive all’interno dell’Ente ed intraprendere le più opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.
- Basi giuridiche del trattamento
La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (sono tali, ad esempio, il nome, il cognome, il ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (sono tali le tipologie di dati elencate dall’art. 9 GDPR: ad esempio, i dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).
Tenuto conto della normativa di riferimento e, in particolare, del D.Lgs. 24/2023, si precisa che:
• il trattamento dei dati “comuni” fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);
• il trattamento di dati “particolari” fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’Interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b), GDPR); nonché (a seconda della tipologia di segnalazione) sulla necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (art. 9, par. 2, lett. f), GDPR);
• il trattamento di dati relativi a condanne penali e reati, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 10 GDPR, fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR).
È necessario il consenso del segnalante per la comunicazione a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
- Autorizzati e Responsabili del trattamento
A tutela del segnalante, unicamente l’organo di gestione delle segnalazioni composto da un componente del CDS e un componente del ODV, destinatario della segnalazione tramite piattaforma Digital PA raggiungibile al sito https//vetreco.segnalazioni.net, può conoscere l’identità dei segnalanti laddove si siano identificati.
Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti, all’interno dell’organizzazione del Titolare del trattamento, debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso. Tali soggetti, poiché potrebbero comunque venire a conoscenza di altri dati personali, sono comunque tutti formalmente designati al trattamento, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni, fatti salvi gli obblighi di segnalazione e di denuncia di cui all'art. 331 del Codice di procedura penale.
I dati potrebbero essere trattati anche da soggetti esterni, formalmente nominati dal Titolare del trattamento quali Responsabili del trattamento ed appartenenti alle seguenti categorie:
• società che erogano servizi di manutenzione e di conduzione applicativa del sistema di gestione delle segnalazioni;
• società che erogano servizi di gestione e manutenzione dei sistemi informativi dell’Ente, con particolare riguardo ai servizi di archiviazione documentale.
Tali soggetti hanno facoltà di ricorrere ad ulteriori, propri Responsabili del trattamento, operanti nei medesimi ambiti.
- Destinatari dei dati personali
I dati personali del segnalante, delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, possono essere trasmessi alle pubbliche autorità (es. Autorità Giudiziaria e ANAC). Tali soggetti sono, tutti, Titolari autonomi del trattamento.
Alla segnalazione e all’identità del segnalante non è possibile accedere.
Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati, l’identità del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p., il quale prevede l’obbligo del segreto sugli atti compiuti nelle indagini preliminari sino a quando l’imputato non ne possa avere conoscenza e, comunque, non oltre la chiusura di tali indagini; nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dall’Ente contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa; nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare, questa può essere rivelata solo previo rilascio da parte del segnalante di apposito, libero e informato consenso (cfr. punto 7 della presente informativa).
I dati non sono trasferiti all’estero e non si effettuano profilazioni o decisioni automatizzate.
6.Periodo di conservazione dei dati
Coerentemente con quanto previsto dall’art. 14 del D.Lgs 24/2023, i dati saranno trattati per il tempo necessario alla conclusione del procedimento (individuato per legge in 90 giorni) quindi conservati per 5 anni dalla comunicazione dell'esito della procedura, oltre ai tempi necessari al Titolare per procedere allo scarto (massimo un anno a decorrere dal termine dell’anno finale di conservazione).
7.Diritti
Il Regolamento (UE) 2016/679 riconosce a ciascun Interessato diversi diritti che può esercitare contattando il Titolare ai recapiti di cui al punto 1 della presente informativa.
Tra i diritti esercitabili, purché ne ricorrano i presupposti di volta in volta previsti dalla normativa (in particolare, artt. 15 e seguenti del Regolamento) vi sono:
- il diritto di conoscere se il Titolare del trattamento ha in corso trattamenti di dati personali che la riguardano e, in tal caso, di avere accesso ai dati oggetto del trattamento e a tutte le informazioni a questo relative;
- il diritto alla rettifica dei dati personali inesatti che la riguardano e/o all’integrazione di quelli incompleti;
- il diritto alla limitazione del trattamento;
- il diritto di opporsi a non essere sottoposto ad una decisione esclusivamente automatizzata.
Per ricevere maggiori informazioni sui diritti degli Interessati, è possibile rivolgersi direttamente al Titolare, oppure consultare le pagine ufficiali dell’Autorità garante per la protezione dei dati personali; l’Interessato ha anche il diritto di presentare un formale Reclamo alla medesima Autorità garante, secondo le modalità che può reperire sul sito https://www.garanteprivacy.it/
In caso di acquisizione di consenso del segnalante alla rivelazione dell’identità nell’ambito di procedimenti disciplinari (cfr. punto 5, ultimo capoverso, della presente informativa), il segnalante avrà anche il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento, basato sul consenso, effettuato prima della revoca.
Se a voler esercitare i diritti è un soggetto diverso dal segnalante, si precisa che, ai sensi dell’art. 2-undecies, comma 1, lett. f) del D.Lgs. 196/2003, i diritti di cui sopra non possono essere esercitati – per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata – con richiesta al Titolare del trattamento o con Reclamo all’Autorità garante qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio alla riservatezza dell’identità del segnalante. In tali casi, l’Interessato ha comunque facoltà di rivolgersi all’Autorità garante, affinché quest’ultima valuti se ricorrono i presupposti per agire con le modalità previste dall’articolo 160 del D.Lgs. 196/2003.
Questa informativa è stata aggiornata in data 16/12/2023
Vetreco S.r.l.
