Regolamento gestione segnalazioni di tipo “Whistleblowing”

 

1. Premessa

La VETRECO S.R.L., con sede legale in Supino (FR), Via Morolense KM 5,500 tel. 0775-226432, pec vetreco@legalmail.it. promuove un ambiente di lavoro etico e responsabile.

Con questo documento Vetreco s.r.l. (di seguito il “Azienda” o l’“Ente”), intende fornire tutte le indicazioni previste per le segnalazioni qualificabili come “di whistleblowing” (D.Lgs. n° 24/2023 e Direttiva UE 2019/1937) nonché il rispetto delle indicazioni in termini di Privacy (Regolamento Europeo n°2016/679 (GDPR)- Decreto legislativo n°231/2001).

Il whistleblowing è uno strumento di derivazione anglosassone attraverso il quale i dipendenti di una organizzazione, pubblica o privata, segnalano a specifici individui o organismi una possibile violazione, un reato, un illecito o qualunque condotta irregolare, commessa da altri soggetti appartenenti all’organizzazione.

Con il termine whistleblowing si identifica la “segnalazione di violazioni” e con il termine whistleblower si identifica “il segnalante”.

Questa policy di whistleblowing è progettata per fornire un meccanismo per segnalare comportamenti sospetti o illegali senza paura di ritorsioni.

Tale regolamento di whistleblowing è il documento che stabilisce le linee guida e i meccanismi attraverso i quali i dipendenti o terzi interessati possono segnalare comportamenti illegali, non etici o contrari alle normative aziendali senza temere ritorsioni.

Il whistleblowing dunque è uno strumento che consente ai dipendenti o terze parti (ad esempio i fornitori, consulenti) di segnalare in modo riservato eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività lavorativa.

Lo scopo del whistleblowing è quello di permettere alle organizzazioni di affrontare il problema segnalato il prima possibile, rendendo note situazioni di rischio o di danno e contribuendo alla prevenzione e al contrasto di eventuali illeciti.

La gestione virtuosa del whistleblowing contribuisce non solo ad individuare e contrastare possibili illeciti e a diffondere la cultura dell’etica e della legalità all’interno delle organizzazioni, ma anche a creare un clima di trasparenza ed un senso di partecipazione e appartenenza, generato dal superamento del timore dei dipendenti di subire ritorsioni da parte degli organi sociali o dei colleghi, o dal rischio di vedere inascoltata la propria segnalazione.

2. Lo scopo

Lo scopo della procedura è:

A) di fornire al segnalante chiare indicazioni operative in merito all’oggetto, al contenuto, al destinatario e alle modalità di trasmissione della segnalazione interna, nonché in merito alle forme di tutela che gli vengono offerte;

B) di regolamentare il processo di gestione della segnalazione interna da parte del destinatario della segnalazione stessa;

C) di fornire al segnalante indicazioni operative in merito alle condizioni per effettuare una segnalazione esterna»

 

 

3. Definizioni

Whistleblower: Un dipendente o una parte terza (fornitore, collaboratore esterno) che segnala in buona fede una preoccupazione legata a comportamenti illeciti o non etici.

Il whistleblower è la persona che individua un illecito o un'irregolarità sul luogo di lavoro, durante lo svolgimento delle proprie mansioni o del proprio contratto e decide di segnalarlo alla società o ente di appartenenza o ad un'autorità che possa agire efficacemente al riguardo.

Il whistleblower è tutelato dalla normativa. Per ulteriori informazioni consigliamo di leggere la “normativa sul whistleblowing” D.Lgs. 24/2023.

 

Illecito: Comportamento contrario alle leggi, alle normative aziendali, modello di gestione ex D. lgs 231 o contrari ai principi etici adottatti dall’Ente.

 

4. Copertura della Policy

Questa policy si applica a tutti i dipendenti, fornitori, appaltatori e altre parti coinvolte con Vetreco S.r.l.

 

5. Canali di Segnalazione

I whistleblower possono segnalare in buona fede presunte violazioni attraverso un Canale esterno che prevede l’utilizzo di una piattaforma esterna di segnalazione designata dall'azienda attraverso il collegamento al sito internet https://Vetreco.segnalazioni.net.

Attraverso l’area pubblica del software è possibile inviare segnalazioni attraverso diverse modalità: in primis, è possibile consentire agli utenti esterni di effettuare le segnalazioni facendo una registrazione preliminare, oppure senza effettuare alcuna registrazione, oppure attraverso entrambe le modalità.

5.1.        Segnalazioni con registrazione

Il segnalante crea un account tramite il quale accedi con username e password (scelte da te) alle tue segnalazioni. In questo caso la tua identità è disponibile al destinatario Responsabile, ma è separata dalla segnalazione e nascosta.

Questa modalità prevede la registrazione di un account dal quale l’utente può inviare la segnalazione.

La registrazione obbliga l’utente a identificarsi. I dati del segnalante sono separati dalla segnalazione e vengono nascosti; saranno visualizzabili solo al responsabile tramite apposita procedura di sicurezza.

In fase di registrazione è obbligatorio indicare nome e cognome; inoltre, qualora si ritenga opportuno, è possibile chiedere che l’utente carichi obbligatoriamente la copia del proprio documento di riconoscimento.

5.2.        Segnalazione senza registrazione

Questa modalità consente l’invio di una segnalazione senza creare un account. Il modulo della segnalazione contiene i campi per indicare il nome e il cognome. Tali campi non sono obbligatori, pertanto la segnalazione fatta con questa modalità può essere inviata in modalità anonima o meno, in base alla scelta dell’utente. I dati del segnalante, se indicati, vengono nascosti e saranno visualizzabili solo al responsabile tramite un’apposita procedura di sicurezza.

Utente non registrato: crea la segnalazione e accede ad essa tramite i codici rilasciati dal sistema. Lo stesso deve custodire con cura il codice e la password perché in caso di smarrimento non avrà più accesso alla tua segnalazione.

Se viene indicato nome e cognome, l’identità resterà nascosta ma accessibile solo al destinatario della segnalazione.

Se preferisci restare anonimo non deve indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla propria identità.  Se si allegano dei file, occorre ricordare di verificare che non contengano riferimenti alla propria identità, anche all’interno dei metadata. Se richiesto dal Responsabile, potrà comunicare la tua identità, successivamente, tramite l’area messaggi.

5.3         Segnalazione vocale

Oltre alla segnalazione scritta, è possibile attivare la modalità di segnalazione tramite registrazione di un messaggio audio al quale verrà applicata una distorsione della voce.

5.4         Notifiche al segnalante

Il sistema trasmetterà delle email di notifica al segnalante, al verificarsi di alcuni eventi (invio segnalazione, ricezione nuovo messaggio), al fine di agevolare l’utente nel seguire lo sviluppo della segnalazione.

L’Ente informa che la piattaforma è rilasciata da un soggetto specializzato, terzo e indipendente rispetto alla Società.

L’eventuale segnalazione sarà gestita da un Responsabile del Whistleblowing che in Vetreco al fine di garantire tutti i dettami di natura normativa tra cui principalmente indipendenza, terzietà, autonomia dell’azione e possibilità di investigazioni è stato identificato in un gruppo di lavoro composto da un componente del Collegio sindacale e da un componente dell’Organismo di Vigilanza

6.  Quali fatti o atti si possono segnalare

Non esiste una lista tassativa di illeciti o irregolarità che possono costituire l'oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità a danno dell'interesse pubblico.

Il whistleblowing non riguarda le lamentele di carattere personale del segnalante, solitamente disciplinate da altre procedure.

La segnalazione deve contenere almeno i seguenti elementi:

• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
• se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto di segnalazione;

• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati;

All’interno del modulo della segnalazione è possibile un elenco di tematiche classificate in differenti classi come di seguito dettagliate in base a quanto previsto dall’art.2 comma 1 del Decreto n°24/2023:

N.	Tipologia (max 100 caratteri)	Descrizione
1	Indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello stato o di un ente pubblico o per il conseguimento di erogazioni pubbliche	Malversazione a danno dello stato; indebita percezione di erogazioni a danno dello stato; frode nelle pubbliche forniture; truffa e truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni pubbliche
2	Frode informatica/ Delitti informatici e trattamento illecito di dati	Frode informatica in danno dello stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture; Falsità in un documento informatico pubblico o privato avente efficacia probatoria Accesso abusivo ad un sistema informatico o telematico, Detenzione e diffusione abusiva di codici di accesso a sistemi informatici o telematici Danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici; Danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici utilizzati dallo Stato o da altro ente pubblico o comunque di pubblica utilità; Danneggiamento di sistemi informatici o telematici Frode informatica del soggetto che presta servizi di certificazione di firma elettronica;
3	Corruzione/Concussione	Peculato, concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità, corruzione e abuso d’ufficio; Traffico di influenze illecite;
4	Violazione procedura di gara e altri affidamenti	Peculato, concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità, corruzione e abuso d’ufficio Traffico di influenze illecite;
5	Violazione procedura di selezione del personale	Discriminazione o comportamenti illeciti nel processo di selezione del personale;
6	Delitti contro l'industria e il commercio	Turbata libertà dell'industria o del commercio, Illecita concorrenza con minaccia o violenza; Frodi contro le industrie nazionali; Frode nell'esercizio del commercio; Fabbricazione e commercio di beni realizzati usurpando titoli di proprietà industriale;
7	I reati societari	False comunicazioni sociali Impedito controllo Indebita restituzione dei conferimenti Illegale ripartizione degli utili e delle riserve Operazioni in pregiudizio dei creditori Ostacolo all’esercizio delle autorità pubbliche di vigilanza Corruzione tra privati o Istigazione alla corruzione tra privati
8	Reati tributari	Dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti Emissione di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti Occultamento o distruzione di documenti contabili Sottrazione fraudolenta al pagamento di imposte Dichiarazione infedele Omessa dichiarazione Indebita compensazione
9	Reati di abusi di mercato	Abuso di informazioni privilegiate;
10	Ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché’ autoriciclaggio	Ricettazione, Riciclaggio; Impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita; Autoriciclaggio;
11	Razzismo e Xenofobia	Incitamento alla discriminazione o alla violenza per motivi razziali, etnici, nazionali o religiosi
12	Reati Ambientali	Delitti colposi contro l'ambiente e reati relative alla mancata tutela delle acque dall’inquinamento; Raccolta, movimentazione, recupero; smaltimento rifiuti autoprodotti, commercio di rifiuti in mancanza della prescritta autorizzazione, Iscrizione e attività di gestione dei rifiuti non autorizzata e/o pericolosi; Traffico illecito di rifiuti; false indicazioni sulla natura, sulla composizione e sulle caratteristiche chimico- fisiche dei rifiuti e a chi inserisce un certificato falso nei dati da fornire ai fini della tracciabilità dei rifiuti; violazione dei valori limite di emissione o le prescrizioni stabiliti dall'autorizzazione.
13	Reati in materia di sicurezza sul lavoro	Reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell'igiene e della salute sul lavoro
14	Violazione delle procedure Aziendali o del Codice Etico Aziendale	Mancato rispetto delle procedure interne in ambito di selezione e gestione del personale, acquisti, vendite; Mancato rispetto del codice Etico Aziendale;
15	Violazione altri reati presupposto non inseriti in precedenza ex Decreto legislativo 231	Eventuali altri reati come previsti dal MOG Vetreco;

 

Per effettuare una segnalazione, il Segnalante deve compilare un form in cui uno dei capi obbligatori richiesti è relativo all’indicazione di una tipologia di illecito o violazione. Queto campo viene compilato con la selezione di un’opzione come da elenco sopra riportato.

Se utente REGISTRATO o ha indicato l’indirizzo e-mail come utente NON REGISTRATO, il segnalante riceverà una notifica via email nel caso in cui il Responsabile voglia richiederti ulteriori informazioni o chiarimenti.

Qualora non si ricevano notifiche e buona norma per il segnalante verificare anche nella casella dello spam. Ad ogni modo si consiglia di accedere periodicamente alla tua segnalazione per verificare direttamente se vi siano delle richieste da parte del gruppo di lavoro o comunque per consultare lo stato di lavorazione.

Dopo aver inviato la segnalazione puoi integrarla, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo un messaggio nell’area “messaggi”.

 

7.  Riservatezza e Protezione

Le segnalazioni saranno trattate in modo riservato e le informazioni saranno divulgate solo a coloro che ne hanno bisogno per indagare sulla questione.

Le segnalazioni e l'identità del Whistleblower sono altamente riservate. Il software nasconde l’identità del segnalante.

L'accesso all'identità del segnalante è comunque concesso esclusivamente al responsabile della segnalazione, tramite una procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione.

Nel caso in cui il responsabile abbia visualizzato la tua identità, verrai informato dalla piattaforma tramite un avviso. Il sistema non utilizza sistemi di log che consentano di risalire all’identità di chi invia una segnalazione.

Come indicato in precedenza vi sono due principali modalità di effettuare la segnalazione

Segnalazione Riservata: per segnalazione riservata si intende una segnalazione in cui il segnalante è identificabile. Le segnalazioni riservate prevedono la registrazione preliminare dell’utente e successivamente, una volta creato l’account, l’utente può inviare la segnalazione. È possibile inviare una segnalazione riservata anche senza creare un account, compilando il modulo della segnalazione dalla sezione "Segnala senza registrazione" e indicando i dati personali alla fine del modulo.

I dati del segnalante sono separati dalla segnalazione pertanto la segnalazione riservata viene inviata al Responsabile in forma anonima. Soltanto il Responsabile è in grado di associare la segnalazione ai dati del segnalante e quindi visualizzarne l’identità.

Segnalazione Anonima: le segnalazioni anonime sono segnalazioni che non consentono l’associazione della segnalazione al nominativo del segnalante in quanto il dato del nominativo del segnalante non esiste.

In questo caso il segnalante non è obbligato a registrarsi al sistema e può inviare la segnalazione come utente non registrato nella sezione "Segnala senza registrazione".

La piattaforma, garantisce la riservatezza e la sicurezza delle informazioni: Tutti i contenuti inseriti, compresa l’identità del segnalante sono crittografati e possono essere letti esclusivamente dal destinatario o dai destinatari delle segnalazioni (Responsabili del Whistleblowing) oltre che dal segnalante stesso.

Una volta inviata la segnalazione, puoi seguirne l’andamento e continuare a comunicare con il Responsabile del Whistleblowing attraverso l’area messaggi, associata alla segnalazione.

Anche in questo caso tutte le informazioni sono crittografate e protette dalla piattaforma.

Si evidenzia che per quanto previsto dall’art.12, comma 1 e 2, del Decreto n°24/2023, la piattaforma in uso da parte della Società, nonché la procedura stessa, garantisce che le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse e che l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.

La piattaforma adotta la politica “no-log”, non rileva cioè in alcun modo, diretto o indiretto, informazioni sulle modalità di connessione (ad esempio, server, indirizzo IP, mac address), garantendo così il completo anonimato nell’accesso.

Questo significa in particolare che i sistemi informatici aziendali non sono in grado di identificare il punto di accesso al portale (indirizzo IP).

Si evidenzia però che nel caso in cui l’accesso dei dipendenti avvenisse dalle postazioni di lavoro o dispositivi personali connessi alla rete aziendale e ciò avvenga tramite “firewall” (la cui configurazione consente il tracciamento dell’indirizzo IP del dispositivo utilizzato per la connessione all’applicativo e username della persona connessa), la registrazione e la conservazione dei log firewall e di qualsiasi informazione relativa alla connessione all’applicativo consentirebbe la tracciabilità (e dunque l’identificabilità) dei soggetti che lo utilizzano, ivi inclusi, i segnalanti anche nel caso in cui l’accesso venisse effettuato da un computer connesso alla rete aziendale e dunque per tale motivo si consiglia di non effettuare segnalazioni tramite e-mail o altri strumenti “aziendali”.

 

8.  Indagine e Risposta

L’organo istituito da Vetreco S.r.l in qualità di gestore della segnalazione si impegna a condurre indagini tempestive ed equilibrate su tutte le segnalazioni ricevute entro i termini previsti di legge e dunque una  informativa al segnalante entro i 90 gg dall’apertura della segnalazione.

Le tempistiche possono essere estese a 180 gg nel caso ricorrano giustificate e motivate ragione per l’estensione del termine.

Se necessario saranno adottate azioni correttive adeguate in risposta alle indagini, e i whistleblower saranno informati sulle misure eventualmente adottate.

 

9. Divieto di Ritorsioni

La Vetreco S.rl. proteggerà i whistleblower da ritorsioni, discriminazioni o azioni punitive in relazione alla segnalazione in buona fede.

È severamente vietato adottare azioni punitive contro i whistleblower. I responsabili di ritorsioni saranno soggetti a misure disciplinari financo il licenziamento.

L’Ente pone in essere il divieto di qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

 

Il segnalato, a sua volta, non può essere sanzionato disciplinarmente in mancanza di riscontri oggettivi circa la violazione segnalata, ovvero senza che si sia proceduto ad indagare i fatti oggetto di segnalazione e provveduto a contestare i relativi addebiti con le procedure di legge e/o di contratto

Il segnalato può essere sentito, ovvero, su sua richiesta, è sentito, anche mediante procedimento cartolare, attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

La Società è, pertanto, tenuta ad aver cura, fin dalla fase di ricezione della segnalazione, della tutela della riservatezza accordata al segnalante con quella del segnalato al fine di proteggere entrambi dai pregiudizi, avendo particolare riguardo a tale aspetto nella fase di inoltro della segnalazione a terzi.

 

10.  Formazione e Consapevolezza e Privacy

La Vetreco S.r.l fornirà formazione periodica sui canali di segnalazione, la protezione del whistleblower e gli standard etici aziendali.

Il trattamento dei dati personali è finalizzato essenzialmente alla gestione delle segnalazioni ricevute, all’accertamento dei fatti oggetto delle stesse e all’adozione dei conseguenti provvedimenti. Per maggiori informazioni fare riferimento alla “Informativa privacy whistleblowing Vetreco” anche essa disponibile sulla piattaforma di segnalazione.

 

11.  Comunicazione, Diffusione e Revisione della Policy

Questa policy verrà periodicamente rivista e aggiornata per garantire la sua efficacia e l'aderenza alle normative vigenti.

La presente procedura viene affissa nella bacheca della Società, pubblicata sul sito aziendale ed una copia della stessa viene messa a disposizione:

A. ai lavoratori subordinati

B. ai lavoratori autonomi e i collaboratori

C. ai liberi professionisti e i consulenti

D. ai fornitori

E. ai volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società

F. agli azionisti e alle persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano state esercitate in via di mero fatto

La Società intraprende iniziative di comunicazione e sensibilizzazione della procedura tramite iniziative di formazione a tutto il personale

Questa informativa è stata aggiornata in data 16/12/2023

                                                                                  

                                                                                                          Vetreco S.r.l.